Plan de Comunicación Interna: estructura

El Plan de Comunicación Interna es un instrumento que engloba el programa comunicativo de actuación (a corto, medio y largo plazo), y que recoge metas, estrategias, públicos objetivo, mensajes básicos, etc.

Previo a la implementación de dicho plan, es necesario contar con:

– Decisión, compromiso y apoyo total del equipo directivo

– Política (lineamientos generales) de comunicación interna definida

– Responsable o área de comunicaciones internas reconocida por todos

La estructura que en lo personal utilizo, y que me ha sido muy útil en mis primeros trabajos, comprende las siguientes etapas:

Etapa de Investigación

Se pretende establecer cuál es la situación actual de la organización en materia de comunicación interna. Se debe responder básicamente a ¿qué se comunica?¿cómo se comunica?¿por qué medios se comunica?¿con qué eficacia se comunica por cada medio?

  • Primer acercamiento a la organización. Relevamiento de datos (misión, visión, valores, cultura, producto/servicio, mapa de públicos).
  • Análisis de clima interno y auditoría de comunicación interna. Permiten determinar expectativas e intereses de los públicos en relación a la organización, y analizar canales formales e informales de comunicación (quién se comunica, qué medios utiliza y desearía utilizar, cómo, cuándo, dónde los utiliza, hábitos de información).
  • Elaboración de diagnóstico. A partir de la información obtenida se establecen los problemas de comunicación interna que existen y que deberían ser resueltos (análisis de necesidades de comunicación, análisis FODA).

Etapa de Planificación

A partir de la información obtenida en la primera etapa, y de acuerdo con los objetivos estratégicos de la organización y los lineamientos que constituyen la política de comunicación interna, se realiza:

  • Selección de los públicos internos. Pueden no ser necesariamente todos los públicos identificados en el mapa de públicos.
  • Determinación de los objetivos de comunicación interna. Son los fines que se pretenden lograr con el PCI. Se establece un objetivo general del que se desprenden varios objetivos específicos.
  • Definir y diseñar la estrategia. Son los planteamientos generales a seguir en cuanto a los contenidos (mensajes) y las formas (medios) que regirán todas las acciones de comunicación interna (mensajes clave, estilo y enfoque comunicativo, intensidad de la comunicación).
  • Establecer las tácticas y las acciones. Expresan el cómo se pretenden alcanzar los fines del plan. Cada estrategia puede conformase de una o más tácticas (tener en cuenta medios y recursos disponibles, medios posibles, características que ofrecen, presupuesto).
  • Presupuesto. Definir el costo total del plan.
  • Calendarización del plan. Distribuir dentro de un marco temporal las actividades de comunicación interna.

Etapa de Implementación

Implica la puesta en marcha de las acciones y actividades programadas.

  • Se presenta el plan a los destinatarios. Se dan a conocer los problemas detectados, objetivos del PCI. Capacitación sobre el uso y funcionamiento de los nuevos canales de comunicación interna.
  • Ejecución de las acciones, determinadas para un tiempo y presupuesto asignados. Se desarrolla un programa de trabajo, por cada estrategia definida para los objetivos específicos. Este programa de trabajo se compone de:
    • Estrategia: definición de la estrategia en la que se materializa el objetivo.
    • Metas: qué se quiere lograr con esta estrategia.
    • Público objetivo: destinatarios de la estrategia.
    • Actividades: acciones en las que se concreta la estrategia.
    • Recursos: recursos humanos y técnicos necesarios para la concreción.
    • Cronograma: período de implementación previsto para cada una de las acciones que componen la estrategia.
    • Presupuesto: estimación en detalle de los costos asociados a la implementación de la acción.
    • Indicadores de control y seguimiento (se deben realizar antes, durante y después de la implementación del PCI) (*)

Etapa de Evaluación

Consiste en la valoración del plan para establecer el grado de éxito alcanzado.

  • Seguimiento y control. Revisión en la ejecución de las acciones para verificar su correcto funcionamiento. En caso de existir desvíos se aplicarán medidas correctivas para cumplir con los objetivos establecidos. (*)
  • Registro y examen de resultados.
  • Contraste de resultados con los objetivos.
  • Difusión de los resultados.

Espero que esta estructura sirva de referencia, obviamente puede y debe ser mejorada.

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6 comentarios en “Plan de Comunicación Interna: estructura

  1. Buenas noches, me ha sido de gran utilidad el material, soy novata en este asunto… debo apoyar la comunicación interna de un grupo que nunca ha tenido comunicador desarrollando estos procesos. Para iniciar desde cero lo más recomendable es realizar el diagnostico?

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    • Lina, nuevamente gracias por comentar.
      Antes que nada te digo que me parece muy bueno que se te haya encomendado la labor de gestionar la comunicación interna en tu trabajo.
      Creo que lo ideal es comenzar por un diagnóstico que te permita conocer y evaluar la estructura comunicacional interna existente, conocer la opinión del personal con respecto a la comunicación interna, identificar necesidades y problemáticas comunicacionales concretas, analizar cultura y estilos de liderazgo. Esto te permitirá desarrollar fundamentos firmes a partir de los cuales podrás recomendar y aplicar las medidas adecuadas para optimizar las comunicaciones.
      ¿Cómo hacerlo? a través de encuestas, auditorías, charlas informales, grupos focales, análisis de contenidos y canales (encontrarás más info en el blog y en los sitios de interés relacionados a la disciplina que allí señalo).
      Igualmente antes de llevar a cabo todo ello, que posibilitará planificar acciones más efectivas, debes conseguir el apoyo de tus jefes. Para eso demuestra el valor que tiene actualmente la comunicación interna y los beneficios que ofrecería una gestión planificada y sistemática en tu organización. Esto también es bueno explicarlo al resto de los empleados.
      Recuerda que en definitiva la comunicación interna va más allá de la gestión de medios y contenidos, se trata de gestión de relaciones con las personas.
      Espero que esto sea ayuda y te deseo éxitos.
      Saludos!

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